Digitaal profiel: De verandering voor patiënten

Het digitaal profiel is een verandering voor patiënten. Op deze pagina lees je wat de verandering voor hen inhoudt, hoe deze eruit ziet en hoe je patiënten hier in meeneemt.

Digitaal, tenzij

Als je overstapt op het digitaal profiel, wordt de standaard voor patiënten 'digitaal, tenzij'. Patiënten krijgen, tenzij ze aangeven dit niet te willen, hun informatie digitaal. En ook alleen digitaal, niet meer ook per post.

Voor verschillende veelvoorkomende onderdelen hebben we uitgewerkt hoe het ontvangen van digitale informatie eruit ziet voor patiënten. Bekijk: Digitale communicatie: hoe het werkt voor patiënten. 

De verandering voor het hele UMC Utrecht vindt niet in één keer plaats, maar geleidelijk. Dat kan ook niet, omdat niet alle content in één keer digitaal beschikbaar is. We zitten daarom voorlopig is een overgangsfase, totdat het digitaal profiel voor elke nieuwe patiënt de standaard is. Lees (nog eens) Digitaal profiel: waar werken we uiteindelijk naar toe?

Voorkeur noteren en inzien

Soms zal een patiënt niet met een digitaal profiel willen of kunnen werken. Het uitgangspunt is dus dat we uiteinderlijk van elke patiënt de voorkeur weten.

Op dit moment kan een patiënt zelf nog niet de eigen voorkeur instellen. Dit kan alleen in HiX. In deze handleiding vind je hoe je de voorkeur voor een patiënt in HiX instelt.

Warme ontvangst nieuwe patiënten

Juist vanwege de standaard 'digitaal, tenzij', willen met nieuwe patiënten bij binnenkomst in het UMC Utrecht ook altijd persoonlijk contact hebben. 

Het voorlopige uniforme werkproces bij nieuwe patiënten die we het digitaal profiel aanbieden, is dat we nieuwe patiënten altijd bellen nadat de verwijzing afgerond is. Dit telefoontje draagt bij aan een warme ontvangst van de patiënt en is gelijk het moment om een aantal praktische zaken te regelen. Waaronder of een patiënt het goed vindt om alle informatie digitaal te ontvangen.

Je kunt dit bijvoorbeeld combineren met het telefoontje waarin je een eerste afspraak met de patiënt maakt. 

Voorbeelden van onderwerpen:

• vragen of een patiënt inderdaad een digitaal profiel wil, of toch liever post ontvangt
• voorkeur voor notificaties checken en waar nodig aanpassen (zie ook hieronder bij 'Gegevens en notificaties')
• bij voorkeur voor e-mailnotificaties: e-mailadres van de patiënt (laten) invullen
• uitleg dat een patiënt van jouw afdeling alles digitaal krijgt, van andere misschien niet (nog niet alle afdelingen zijn zover)
• afspraak maken
• belangrijke aandachtspunten benoemen (bijvoorbeeld 'vragenlijst moet ingevuld zijn voor eerste afspraak')
• patiënt gelegenheid geven om vragen te stellen

Welke onderwerpen je in het telefoontje precies bespreekt, bepaal je zelf, afhankelijk van wat voor jou poli logisch is.

Bij geen gehoor

Maak een afspraak over hoeveel belpogingen je doet als je geen gehoor krijgt. 

Heb je na die pogingen de patiënt niet telefonisch te pakken gekregen? Gebruik dan de welkomstbrief. Deze brief verstuur je via de post. Deze brief heeft twee doelen:

• de patiënt verzoeken om zelf contact op te nemen
• laten weten dat de patiënt een digitaal profiel krijgt en contact op moet nemen wanneer dit niet gewenst is 

Gebruik eventueel het sjabloon van de welkomstbrief.

Bestaande patiënten

Bij alle patiënten in een aparte actie uitvragen wat hun voorkeur is, kan veel werk zijn. Bedenk of je het kunt integreren in een bestaand proces. 

Keuzes die je maakt zijn ook afhankelijk van je patiëntgroep: hoe digitaal vaardig is deze? Hoeveel bestaande patiënten zijn het? Maar ook: hoe groot is het probleem als ze de digitale informatie toch niet zien?

Een afspraak kan bijvoorbeeld zijn dat er alleen geen post meer wordt verstuurd wanneer de patiënt zijn communicatievoorkeur voor notificaties op e-mail en/of sms heeft staan. Of als je ziet dat een patiënt het patiëntportaal al gebruikt. Of dat je de voorkeur uitvraagt bij de balie.

Gegevens en notificaties

Check voor nieuwe en bestaande patiënten of zij hebben ingesteld dat zij digitale notificaties ontvangen per e-mail of sms als er nieuwe informatie klaarstaat. Pas de contactvoorkeur voor notificaties voor deze patiënten eventueel aan naar 'e-mail en sms', via deze handleiding. Op termijn wordt dit één logisch geheel, dat automatisch goed ingesteld staat op basis van 'digitaal, tenzij' én op elk moment aanpasbaar is door de patiënt zelf.

Niet van alle patiënten is een e-mailadres en/of 06-nummer bekend, dus bij het digitaal profiel is het nog eens extra belangrijk dat de gegevens compleet zijn. 

Vragen van patiënten

Voor informatie over Mijn UMC Utrecht kunnen patiënten ook terecht op: https://www.umcutrecht.nl/nl/service-pagina/patientservicecenter

Via Web2print kan je een papieren flyer bestellen die kort beschrijft hoe je als patiënt toegang krijgt tot Mijn UMC Utrecht. Het artikelnummer is 2019020601.